Obligaciones Documentales

 

Una vez creada y registrada la Asociación, y al margen de las obligaciones con Hacienda, la Asociación deberá llevar al día el Libro de Actas, el Libro de Socios y el Libro de Caja o de Contabilidad, que llevará al registro correspondiente, para que los legalicen.

Los Libros se pueden comprar en las papelerías y ya vienen preparados para poder ser legalizados en el registro. Sin embargo, también es posible llevar estos libros ayudándonos del ordenador. Para ello, deberemos legalizar hojas sueltas con numeración correlativa en el registro y utilizar posteriormente estas hojas para imprimir los libros a través de la impresora.

En la Comunidad Autónoma de La Rioja hay que llevar los libros a diligenciar al Registro Mercantil de La Rioja:

  • c/ Vara de Rey, 5 bis, bajo. 26003 Logroño.
  • Teléfono: 941.200.176.
  • Fax: 941.202.763.
  • Horario: De lunes a viernes de 9 a 14 y de 16 a 18 horas. Los sábados de 9 a 14 horas.

La documentación que hay que presentar es la siguiente:

  • Fotocopia de los Estatutos de la Asociación.
  • Fotocopia del CIF.
  • Instancia (se adquiere en el propio registro).
  • Pagar unas tasas.

Los entregan a las 2 o 3 semanas.

Estos Libros recogen los datos fundamentales de la vida de la Asociación, y son el referente legal ante terceros y ante los propios socios, de los acuerdos, composición, origen y destino de los recursos económicos de la Asociación, de ahí la importancia de tenerlos al día. Según la legislación, sólo mediante una orden judicial se puede acceder a estos tres libros por parte de personas ajenas a la Asociación.

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Libro de actas:

Se trata de un libro de hojas numeradas, donde se recogerán las sesiones de los órganos de gobierno de la Asociación, con especial referencia a los acuerdos adoptados. Su ordenación en el Libro será cronológica, y en caso de que dejásemos alguna hoja o parte de ella sin escribir, la anularemos para evitar anotaciones que no respondan al desarrollo de las sesiones.

Los datos que deberá contener cada acta son los siguientes:

  • Órgano que se reúne.
  • Número de acta.
  • Fecha, hora y lugar de la reunión.
  • Número de convocatoria (Primera o Segunda).
  • Asistentes (Datos nominales o numéricos).
  • Orden del día.
  • Desarrollo de la reunión con los principales argumentos ligados a las personas que los defienden.
  • Acuerdos adoptados.
  • Sistema de adopción de los acuerdos y resultados numéricos.
  • Constancia de votos en contra, en su caso.
  • Firma de el/la Secretario/a y VºBº del Presidente/a.

Las actas se deben recoger durante el desarrollo de las sesiones y presentarse en la siguiente reunión del órgano en cuestión para su aprobación, por lo que, normalmente, el primer punto del orden del día consiste en la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior.

 modelo de libro de actas.

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Libro de socios:

El Libro de Socios es un registro de las altas y bajas de socios que se van produciendo en la Asociación. En el formato que venden en las papelerías, consta de una serie de columnas para recoger los datos del socio, las fechas de alta y baja, el número de socio, etc., de manera que cada socio ocupará una fila. Puede resultar más sencillo llevar este control con herramientas informáticas, imprimiendo cada vez que tengamos completa una nueva hoja, en los folios legalizados por el Registro.

Este libro lleva un procedimiento más sencillo. En los Estatutos o en el Reglamento de Régimen Interno se regulará el procedimiento de admisión y exclusión de los socios. Una vez admitido el nuevo socio, pasaréis sus datos al libro, y si lo creéis conveniente haréis una ficha de afiliación. Es aconsejable que dispongáis de una base de información con todos los datos de los socios. Este aspecto os facilitará la comunicación y los envíos de convocatorias, actividades y documentación en general.

 modelo de libro de socios.

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Libro de contabilidad:

Una novedad que establece en su Artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, es la necesidad de llevar por parte de todas las Asociaciones “... una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes...”

En este libro deben reflejarse todos los movimientos económicos (ingresos y gastos) que ha realizado la entidad. Según la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (I.V.A.) es imprescindibile que toda operación que se refleje en el libro tenga un soporte documental que lo justifique (factura o documento de ingreso). Es conveniente que se lleve el libro de caja al día, si no pasando directamente todos los movimientos económicos, sí llevando la contabilidad en otro ejemplar, de esta forma evitaremos equivocarnos y realizar tachaduras o borrones en el libro, lo cual está taxativamente prohibido, pasando los datos al libro oficial una vez que lo tengamos todo absolutamente claro, de manera que se corresponda con exactitud con los gastos contraídos y los ingresos recibidos. Si se produce alguna tachadura no deseada, será necesario que el Tesorero realice una diligencia en el mismo libro manifestando las causas de la tachadura, el número de apunte y la página del libro donde se ha producido.

Descárgate un modelo de libro de contabilidad.


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